本ブログでは、業務効率化と言う言葉が多く出てくる。それは、私の性格が大きく影響しているだろう。
基本的に、私は、非常にせっかち。でも、ただ頑張って対処するのではなく、次回以降の対処も踏まえた行動を行おうとするのが私である。
中長期的なタイパを重要視した働き方
というものを重要視する。
逆に、タイパが悪い働き方は、嫌いだし、評価しないだろう。
そして、健康食品サプリメント業界でも、最もタイパの悪い業務は、ミス等によるクレーム処理です。
だから、私は、ミスが起らないための業務の自動化を大事にする。
一方、この自動化は、メンテも必要だし、常に進化／成長させていく必要がある。
エラーが見つかったら修正しなければいけないし、常に情報を追加して成長させていく必要がある。
弊社の原価表が最たる事例であり、関連会社の原価表から進化させている。約１５年間で、以下のような進化をさせている。
１．１日あたりの摂取量ベースの商品設計シートと原価表の連動
２．剤型や包装仕様の選択による半自動化計算
３．概算見積額の自動算出＆見積書の自動作成
４．原料データベースからのコピペからの自動計算化
５．包装仕様選択からの自動化の強化＆試作依頼書や発注書等の自動作成
６．一括表示作成の半自動化
７．工場への仕様指示書の半自動作成化＆関連会社の原価表からの変換ツール追加
コンセプトは、３０分以内（好ましくは１５分以内）に９５％以上（好ましくは９８％以上）の精度で見積書が作成され、かつ成約後も最小限の労力で業務遂行できることである。
業務効率化のポイントは、上記コンセプトが肝であり、完璧を求めないことが重要です。
ある程度Excelが使えれば、誰でもできると思う。ただし、VLOOKUP関数くらいは上手く使える必要がある。あとは、アイディア。
なお、何度も見積額の算出式を変更しており、実質、この式が営業戦略を反映している。
管理の必要はなく、営業マン決裁の範囲内なら回覧チェックの必要もないし、一応、私の見積書チェックも簡単に行えるように自動判定欄が設置されている。
基本、営業マンの決済可能な見積額が算出されるようになっているので、最新の原価表を用いられていれば、チェックの必要性もほとんどない。
一方、こういった進化をさせると、文句を言って使用しない者もいれば、助かると喜ぶ者もいる。
また、進化させた後は、エラーも起こりやすい。フィードバックしてくれれば、すぐに改善する。自分の原価表だけ直すのではなく、みんなが利用するベースの原価表が修正されるべきである。
ちなみに、今後、出力しての回覧は無駄なので、オンラインのみで出来るようにしたいと考えている。
また、土曜日は、原料見積書フォームの改善を行った。一気に効率性が高まった。この改定により、価格改定の履歴も終えるようにできたらと思っている。
私は、こういった地道な業務効率化を繰り返している。
まぁ、こういった業務効率化は、先述の通り、誰でも構築できるものなのだが、こういった仕組みを活かすには、なんだかんだで途切れない集客が不可欠です。
常に顧客を呼び寄せ、高い確率で問い合わせに導く、弊社サイトのようなコンテンツ型マーケティングが可能なサイト作りが究極の業務効率化手法だと思います。
ぶっちゃけ、例えば、前職のコネなどで営業に行っても、余程良い条件を提示しない限りOEM委託先を変更されることはない。無駄に働かせられたり、儲からないビジネスを強要されるだけ。
これほど、非効率なビジネスはない。
こういったビジネスを行わないことこそが、弊社の最も重要な業務効率化手法だと思う。
まぁ、大手企業のOEM案件は、獲得できんだろう。
でも、原料事業で大手企業に原料供給を行っている訳だし、別に大企業のOEM案件で成長したいとは思っていない。
キーエンスだって、町工場のような中小企業が主要顧客だし、大塚商会なんて中小企業に特化して１兆円企業になっている。弊社は、そういった会社を目指しているので、全く問題ない。
何れにしても、各社で色々なビジョンがある。
できれば、健康食品サプリメント製造業界のキーエンスになって、高給与水準の会社にしていきたい。
私の業務効率化手法は、そのビジョンを現実化するための具体的な方法であり、私は、淡々とビジョンに向かって行動しているだけである。
これからも、そのビジョンに向かって突き進むだろう。
基本的に、私は、非常にせっかち。でも、ただ頑張って対処するのではなく、次回以降の対処も踏まえた行動を行おうとするのが私である。
中長期的なタイパを重要視した働き方
というものを重要視する。
逆に、タイパが悪い働き方は、嫌いだし、評価しないだろう。
そして、健康食品サプリメント業界でも、最もタイパの悪い業務は、ミス等によるクレーム処理です。
だから、私は、ミスが起らないための業務の自動化を大事にする。
一方、この自動化は、メンテも必要だし、常に進化／成長させていく必要がある。
エラーが見つかったら修正しなければいけないし、常に情報を追加して成長させていく必要がある。
弊社の原価表が最たる事例であり、関連会社の原価表から進化させている。約１５年間で、以下のような進化をさせている。
１．１日あたりの摂取量ベースの商品設計シートと原価表の連動
２．剤型や包装仕様の選択による半自動化計算
３．概算見積額の自動算出＆見積書の自動作成
４．原料データベースからのコピペからの自動計算化
５．包装仕様選択からの自動化の強化＆試作依頼書や発注書等の自動作成
６．一括表示作成の半自動化
７．工場への仕様指示書の半自動作成化＆関連会社の原価表からの変換ツール追加
コンセプトは、３０分以内（好ましくは１５分以内）に９５％以上（好ましくは９８％以上）の精度で見積書が作成され、かつ成約後も最小限の労力で業務遂行できることである。
業務効率化のポイントは、上記コンセプトが肝であり、完璧を求めないことが重要です。
ある程度Excelが使えれば、誰でもできると思う。ただし、VLOOKUP関数くらいは上手く使える必要がある。あとは、アイディア。
なお、何度も見積額の算出式を変更しており、実質、この式が営業戦略を反映している。
管理の必要はなく、営業マン決裁の範囲内なら回覧チェックの必要もないし、一応、私の見積書チェックも簡単に行えるように自動判定欄が設置されている。
基本、営業マンの決済可能な見積額が算出されるようになっているので、最新の原価表を用いられていれば、チェックの必要性もほとんどない。
一方、こういった進化をさせると、文句を言って使用しない者もいれば、助かると喜ぶ者もいる。
また、進化させた後は、エラーも起こりやすい。フィードバックしてくれれば、すぐに改善する。自分の原価表だけ直すのではなく、みんなが利用するベースの原価表が修正されるべきである。
ちなみに、今後、出力しての回覧は無駄なので、オンラインのみで出来るようにしたいと考えている。
また、土曜日は、原料見積書フォームの改善を行った。一気に効率性が高まった。この改定により、価格改定の履歴も終えるようにできたらと思っている。
私は、こういった地道な業務効率化を繰り返している。
まぁ、こういった業務効率化は、先述の通り、誰でも構築できるものなのだが、こういった仕組みを活かすには、なんだかんだで途切れない集客が不可欠です。
常に顧客を呼び寄せ、高い確率で問い合わせに導く、弊社サイトのようなコンテンツ型マーケティングが可能なサイト作りが究極の業務効率化手法だと思います。
ぶっちゃけ、例えば、前職のコネなどで営業に行っても、余程良い条件を提示しない限りOEM委託先を変更されることはない。無駄に働かせられたり、儲からないビジネスを強要されるだけ。
これほど、非効率なビジネスはない。
こういったビジネスを行わないことこそが、弊社の最も重要な業務効率化手法だと思う。
まぁ、大手企業のOEM案件は、獲得できんだろう。
でも、原料事業で大手企業に原料供給を行っている訳だし、別に大企業のOEM案件で成長したいとは思っていない。
キーエンスだって、町工場のような中小企業が主要顧客だし、大塚商会なんて中小企業に特化して１兆円企業になっている。弊社は、そういった会社を目指しているので、全く問題ない。
何れにしても、各社で色々なビジョンがある。
できれば、健康食品サプリメント製造業界のキーエンスになって、高給与水準の会社にしていきたい。
私の業務効率化手法は、そのビジョンを現実化するための具体的な方法であり、私は、淡々とビジョンに向かって行動しているだけである。
これからも、そのビジョンに向かって突き進むだろう。
