土曜日に商品開発系の記事を書いたので、今日は、一休みして、業務効率化のテクニック紹介。

弊社は、社内間ならびに一部顧客のチャットを除き、業務は、メール中心で行われています。
なので、毎日、恐ろしい数のメールが届く。

会社毎などで仕分けしているので、私の場合、フォルダー数は、どうしても100を超える。

なので、メールの仕分けだけでも、工夫する必要があります。
今回は、そのメール仕分けテクニックを紹介。

1.会社毎/ドメイン毎の仕分けルール
仕事でメールを利用していると、どうしても同じ会社の方で複数人からメールが届くケースも多いと思います。
1名1名仕分けルールを作っていると、とんでもない数の仕分けルールになってしまいます。また、新たにメールしてきた方を見落としてしまうケースも生じます。

そこで、便利なのが、ドメイン毎の仕分けルール。

まず、右クリック→ルール→仕分けルールの作成で「詳細オプション」をクリックします。

次に「差出人のメールアドレスに 特定文字が含まれる場合」に☑を入れます。
そして、特定文字をクリックして、特定文字を追加します。
その時、特定文字に@ドメイン(例:@a2-pro.com)を追加設定します。

あとは、通常通り、仕分け先のフォルダーを設定するだけ。

このルールの良いところは、仕分けルールの数が減ること!!


2.eFAXの仕分けルール
テレワーク対応や業務効率で、eFaxを導入した会社さんも少なくないと思います。
過去にも紹介しましたが、とても便利。


弊社は、もう11年も利用しています。

一方、デメリットとして、メールの数が増える。
なので、eFaxも仕分けしないと、どえらいことになる。

基本的に、右クリック→ルール→仕分けルールの作成で「件名が以下の文字を含む場合」に☑を入れ、件名で仕分けすればよいのだが、以下のようにFAX番号だけ選択すると良いです。

"816********" からの eFax メッセージ- 1 page(s) 枚、送信者ID: Caller-ID: +816********
→+816********

一方、これは、今現在の最適設定ですが、システムが変わり、件名が変わるごとに変更を検討する必要があります。

ちなみに、弊社では、eFaxをFax専用アドレスで受信し、複数人に転送して資料しています。なので、仕分けしていないeFaxは、Fax専用アドレスに届くメールすべてをフォルダに移動しています。
その際、このルールを一番最上段に置き、他のルールでは、フォルダーを選択する際、仕分け処理のルールの処理を終了するにも☑を入れる必要があります。そうしないと、Fax専用アドレスに届くメールの仕分けが優先され、他の仕分けルールが働かなくなります。また、メールが2通以上受信するという事象も起こってきます。ご注意ください。


3.問い合わせメールのような複数人受信メールの仕分けルール
ビジネスでは、Info@などのような複数人で受信しているようなメールも存在しています。
基本、件名での仕分けルール作成を行うのが良いでしょう。
ただし、この件名設定が変わる時だけ、注意した方が良いです。まぁ、ルール設定を変更するだけです。

もしくは、専用アドレスを設け、そのアドレスを利用して振り分けるのが良いでしょう。

これは、各社さんの環境次第なので、最適な設定方法は、いろいろな設定方法があるでしょう。


まぁ、それでも、どうしても見落としがちになってしまう。
なので、私は「未読のメール」と「送信済のメール」をお気に入りで表示させています。



まぁ、業務効率化をするためのテクニックは、いろいろあると思います。
是非、参考にしていただければと思います。