雑草魂🌱栗山雄司.🥋 : 業務効率化を阻む古い体質

本ブログでは、以前から業務効率化について、すぐに導入すべき事例や必要性を紹介しましたが、導入しても、効率化が半減してしまうケースや実行に至らないケースが多く存在します。

その理由は、すべて

変化に対応できない古いマインド

だと思う。
そして、そのマインドは、個人に限らず、組織の体質として存在することが多い。

そういった古い体質は、我々の業界でも、色濃く存在する。

今回は、以下の３事例で、紹介してみようと思う。

1. チャットやメール
2. 業務フロー
3. 集客

まず、チャットとメール。
チャットの良いところは、従来の通信手段より、フランクかつ短文で会話に近いやり取りができること。

例えば「いつも大変お世話になっております。」「引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。」などような形式的な文章が不要なこと。

でも、古い体質の人達は、それをチャットにも入れてくる。
ほんと、ナンセンスだなぁと思う。

チャットは、基本、できるだけ短い文章が理想。リアクションだけでも問題ない。

そもそも、メールも同じなのだが、社名・部署や相手の役職を入れたり、過去のFAXや郵便でのやり取りの文面そのままでメール文章を書く人達がいる。
ビジネスメールのマナー的なものをまとめたサイトなどもあるが、正直、必ずしも必要なのかな？と疑問に思ってしまう。

始めと結びの挨拶くらいは、署名に入れておけば大した時間ロスにならないから、私も入れておくけど、メールって、それ以上に気を付けることが多々ある。

例えば、内容が変わっても同じタイトルを使い続けたり、内容が極僅かで挨拶と署名が大部分を占めてしまったり、CCを入れる必要のない人まで形式的にCCをいれてしまうなど、気を遣うべき点がズレている人も少なくない。

署名なんて、最初のコンタクトの人、何度かやり取りを重ねている人、気心が知れている人など、人やシチュエーション別に使い分けるべきだと思う。
そもそも、メアドなんて、メールに表示されているし、頻繁にやり取りする人は登録しちゃうやん。毎回示す必要はない。

次に、業務フロー。
まぁ、業務フローって言っても、いろいろあるが、データベースや半自動化システムの導入は、体質というより、能力の差も関係してくるので、置いておくとする。

私がOEMでも何故？営業の成約率が高いかは、業務フローの違いだと思う。
弊社は、データベースや半自動化システムにより、10分程度あれば、見積りを作成できてしまう。

まぁ、10分で作成した際の精度は、96～99％だろう。

それを概算見積書や（既存顧客は）テキストベースで出してしまう。

その時点では、決まるかどうかわからない原価シートを観覧せず、具体性が増した時に回覧して正式な見積書にしている。
回覧って、見込み案件によって他の人間の時間までロスさせてしまう可能性があるため、私は好きではない。
一方、古い固定観念に囚われている人は、無駄に回覧を行ってしまう。そして、それを部下にも強要してしまう。

この回覧作業って、無駄なホウレンソウ文化の代表例であり、業務効率化のために無くすべきだと思う。

メールの無駄なCCも同じ。

結局、誰かにチェックしてもらえると思ってると、原価計算等に対しても責任感が無くなる。
責任のなすりつけであり、結果、あまり考えない惰性の仕事を行うようになってしまう。

だから、私は、原価シートの回覧なんて、見積り価格以外見たいし、回覧もしない。
なんなら、もっと自動化して精度を上げたい。

最後に、集客。
以前にも話したが、これが最も大事であり、古い固定概念に囚われやすい。

展示会なんて、どれだけの集客効率があるのだろう。
私からしたら、展示会なんて、顔合わせの場でしかないと思う。今の時代、新規参入予定者は、ほとんど来場していないと思う。

OEMの集客なんて、本ブログで何度も話しているが、業界紙での集客効率は、極めて低く、お金の無駄だと思う。

理想は、コンテンツ型マーケティング。だから、弊社は、淡々と実行している。

最たる事例は、今の5-デアザフラビン。
案件が多い。
しかも、安い中国原料の案件も手掛けるが、ブランドのある原料の案件も手掛けている。

弊社は、顧客のニーズに正直なだけで、どこの原料を使用しても良いと考えている。両方入手できるんなら、両方提案するだけ。
NMNも、原料メーカーの下請けをバンバン行って、お互いの協力体制で売上を伸ばしてきただし。

現在、5-デアザフラビンについては、ブランドのある原料を支給しても、古い体質の受託加工会社に製造を断られることが多いようです。
まぁ、NMNの始まりも同じでした。
一方、覚書ベースで、一定のリスク分担さえしてしまえば、断る必要はない。

こういった導入期素材の市場、NMNのように、1社でホールドするより、複数社でバンバン市場を伸ばしていくに限る。

ここでも、企業の体質が成長を邪魔しうることを示している。

要するに、企業の成長には、柔軟なマインドが不可欠であり、リスクマネージメントしつつもドンドン勝負していく姿勢が大事なんだろう。
弊社も、失敗を恐れず、ドンドン勝負していければと思う。