雑草魂🌱栗山雄司.🥋 : Outlookデータ容量上限到達とデータ分割

雑草魂🌱栗山雄司.🥋

機能性食品素材の原料販売と健康食品サプリメントOEM製造を行うアンチエイジング・プロ COO、格闘系オヤジ🥋栗山雄司.のブログ。大学や提携医療機関と共にフェリチン鉄やジオスゲニンなどの臨床研究を行いながら、当社にて営業・学術・集客・輸出入実務・特許戦略・人事など、幅広く担当する。

今日、ついにOutlookのデータ容量が上限50ギガに達した・・・。
イラレ形式のパッケージデータや校正のPDFデータ、最近では、動画まで送ってこられることがあるので、ストレージも使っているけど・・・あっという間に容量が増えてしまう。

そりゃ、10年以上も、メール中心にビジネス展開していたら、50ギガ超えるのは当然。

特徴的な不具合として、検索を行えなくなる。

対策を調べていたら、データを分割するという方法が推奨されていた。

方法としては、そんなに難しくない。
なので、実行してみることにした。
データのコピーを作って、Outlook上で、分割されたアカウントから残すフォルダやメールを削除し、利用中のアカウントから古いメールと分割するフォルダを削除。

ただし、私の場合、年別の分割だけでなく、非アクティブクライアントの分割も行った。
アクティブクライアントと非アクティブクライアントに分けることにした。

ほぼ毎日連絡し合う相手⇢2021年7月以前を分割
非アクティブクライアント⇢フォルダごと分割

結果、起動も速くなった。
まぁ、分割するのに、かなり時間を要したけど・・・・。
今後のことを考えると、分割しておいて良かったと思う。

分割されたファイルが50ギガを超えそうになったら、再び新しいファイルに分割すればよい。

なお、分割された閲覧用データは、ファイル名にデータの年数（例：2011-2010）を入れておくと管理しやすいでしょう。

また、メールのフォルダ振り分けは、分割することを想定して行っておいた方が良いだろう。

【追記：上級編】
近年、企業にとって、メールデータのバックアップは、必須です。
上記のようにサイズが大きくなり過ぎたファイルは、分割すると良いでしょう。

ただし、Onedriveを利用していてると、初期設定（ドキュメントの中のOutlookファイルに保存）では、分割して閲覧だけのデータまで、勝手に自動バックアップされ続けます。
非常に無意味なバックアップです。

分割された閲覧用データは、ドキュメントの中のOutlookファイル以外の自動バックアップされないフォルダーにいれておきましょう！
そして、そのデータを読み込むようにしておけば、いつでも閲覧可能です。

自動バックアップは、最新データのみ。

ちなみに、Onedrive上に移動した際、最初の1回は、バックアップされてしまうようです。
理想は、別ドライブへの保存。

なお、この設定は、通常業務時だと不具合も生じかねないので、PCの引っ越し時に設定すると良いでしょう。