雑草魂🌱栗山雄司.🥋 : テレワーク体制と情報管理

緊急事態宣言が発令し、弊社は、今まで通り、定期的なテレワークで営業しております。
（さらに出社日を減らすことも検討中。）

そもそも、今回の緊急事態宣言において、弊社のようにテレワークを継続していた会社は、これ以上、テレワーク日を増やせない。特に、弊社のような中小企業で、少人数の会社は、荷物の受け取りや発想があるので、減らすにも限度があります。

だからと言って、全く対応せず、社員を出社させるのも間違い。
できる限り、社員がリスク回避できるような体制を作る必要があります。

そこで、オススメなのは、IP電話アプリ：SUBLINEとクラウドファイルサーバー（Dropbox Businessや楽天クラウドなど）。
加えて、Chatworkも併用した方が良いです。

ちなみに、テレワーク体制を全く整えておられない会社さんは、こちらのページをご活用ください。

SUBLINEは、営業マン以外の業務を遂行する人達（総務・経理など）も低コストで専用直通番号を得れるので、とても便利です。

今まで社用電話を持っていなかった方々にも直通番号を持たせることができます。個人の携帯番号を仕事に使わせないで業務遂行を行わせることが可能になります。やっぱり、公使は分けた方が良い。
弊社のように、営業マンが持つ営業電話をアプリに切り替えても良いです。

最近、顧客でもIP電話アプリの050番号を使用し始める方が増えてきました。
実際、利用者が急増しているようです。

このアプリの会社側のメリットは、導入コストもあるのですが・・・

営業管理

という面もあります。
各社員の電話での使用履歴がいろいろな形で閲覧することができます。

かけ放題プランがある現代、発信コストは、さほど安くないのですが、導入コストや管理面など、総合的に判断すると、メリットの方が大きいです。

ちなみに、社内間は、Chatworkのようなビジネスチャットも併用して、発信コストを節約しても良いのです。実は、Chatworkでも音声通話が可能です。

弊社は、Dropbox Businessを採用していますが、クラウドファイルサーバーは、会社の規模などによっても適性が分かれるので、各社さんで最適なサービスを選ばれると良いと思います。

やっぱり、めっちゃ、便利です。
Dropbox Business（Standard）は、月1500円／ユーザーですが、決して高いとは思いません。
弊社は、十分に元を取っていると思います。

一方、テレワーク体制で営業活動を行うと、企業側の情報管理が必須になってきます。
今、ニュースにもなっているソフトバンク社員のように退職時にデータ持ち出しもできてしまう。

まぁ、どこまで情報管理を徹底するかは、会社の方針次第なんだろう。
性悪説で、まともに対策を講じると、それなりにコストが生じます。

弊社のように、人の流動性が極めて少ない会社だと、そこまでコストを割くかは、微妙なところ。一方、産業スパイを送り込む会社もあるので、流動性の高い会社さんは、対策が必要なのだろう。

ぶっちゃけ、弊社のように、人の流動性を抑え、情報の流出を最小限にするのも会社の方針の1つだと思う。だから、弊社は、管理ソフトなどを導入しない。また、過度な営業管理も行わない。

でも、こんな記事を大塚商会さんが紹介するくらいだから、企業からの相談も多いのだろう。

中小企業の場合、就業規定に秘密保持規定を入れて入社時に秘密保持契約を行うか、現在進行形で導入する場合、退職時に秘密保持契約を行うか合意書を受け取るのが一般的だろう。

営業秘密等に関しては、退職者との間で明示的な合意がなくとも、労働契約に付随する義務として、退職後も一定の範囲で秘密保持義務を負うと過去判例で解されているようなので、契約に応じなくても退職者には秘密保持義務が生じます（参考文献）。
まぁ、応じなかった場合、問題が発覚して裁判になった時、判決に大きく影響するだろう。

そうはいっても、退職者の将来にも配慮しなければならない。
狭い業界なので、同じ業種に再就職する可能性も高いです。厳しい競業避止義務を負わせても、良い人材が入ってこなくなりますし、円満な退職にはならなくなるでしょう。まして退職後の協力関係なんて、望めなくなってしまいます。
ぶっちゃけ、こういったトラブルは、双方にとってマイナスでしかない。

特に、健康食品サプリメント業界は狭い業界なので、秘密保持契約も、データの持ち出しや顧客側の営業情報管理などは厳しくする一方で、再就職後に足かせとなるような項目は設定すべきではないと思います。

競合会社に転職しても活動できるよう、一線を引いた契約にすべきだと思います。

まぁ、こういった緩みを持たせた条件だった場合、営業秘密を悪用した時には、企業側が有利になり、損害賠償額も大きくなるでしょう。企業側にも緩みを持たせるメリットというものが生じてきます。
ガッチガチに縛ると、職業選択の自由に抵触し、契約自体が意味をなさなくなります。
おそらく、緩みを持たせて適度に縛るのが正解なのでしょう。

何れにしても、今の時代、企業は、情報管理責任が問われます。

一方で、どんなに情報管理を行っていても、社員が持ち出そうと思えば持ち出されてしまうと思います。
外部から侵入されないような対策だけしておけば、社員との信頼関係の方が最も強固な情報管理になるので、管理ソフトを導入する必要がなくなるだろう。

同様なことが営業管理にも言える。テレワーク中の営業管理を行う馬鹿げたソフトなんて、不要だと思う。
テレワークの良いところは、自由度であり、ガッチガチに管理すると健康上の問題も生じてくるでしょう。

と言っても、悪用されて困る情報は、別管理されているし、弊社の場合、顧客の商品開発情報以外、機密情報は大してない。
一番のノウハウは、低コストで行われている集客ノウハウだから、他社での転用は難しい。
（まぁ、本当のノウハウや機密情報は、そもそも、記録していない。）
原料データベースも、大したノウハウにはならない。頑張って、鬼のように再見積り依頼すれば、誰でも作れてしまう。

あと、何といっても、今の時代、お金になる情報やノウハウって、常にアップデートされて変化するので、すぐに陳腐化する。

だから、とにかく、顧客の商品開発情報が漏れないようにだけ、注意しなければならないのだろう。
まぁでも、こういった情報管理以前に、この業界、口頭で顧客の商品開発情報を漏らして営業活動に利用する輩が多いので、そちらの方が問題なのだが・・・。

まとまりがない終わりになってしまいましが・・・
弊社は弊社なりの情報管理を行っていこうと思います。

P.S.
今回、この記事を書いていて、気づいたこと。
採用する側も、採用者が前勤務先で交わしてきた契約の有無を確認した上で、前勤務先の秘密情報を使用しないよう求める誓約書を提出させることまで検討する必要があるということ。

弊社は、経験者が欲しい。一方、欲しいのは人材であり、付随してくる案件では決してない。そのため、弊社の求人情報でも注意点として見解を示しています。

やっぱり、競業避止義務として、競合会社への就職ができないような契約が課されていたら、採用できなくなってしまう。
逆に、弊社が課すことで、退職する社員の再就職を邪魔してしまう可能性も生じてしまう。
退職時の契約は、単に厳しくすれば良いというものではないのであろう。
難しいものです・・・。