雑草魂🌱栗山雄司.🥋 : 中小企業のテレワーク体制作りマニュアル

このようなコメントが出るということは、今後、何時、東京に対してテレワーク業務令が発令されるかわからないです。

一方、どれくらいの企業がテレワーク体制に移行できるのだろうか？

ほんと、システム専任がいないような中小企業には厳しいものを求められています。

今回は、簡易的ではありますが、その体制作りの方法を紹介したいと思います。
その主な対象は、健康食品・化粧品のOEM会社や原料メーカーの都内オフィス。

受注をメールとeFaxに切り替える必要があります。eFax受信アドレスや受注アドレスを用意して、転送設定を利用して、一定の人間に転送されるように設定すると良いです。

そして、アクロバットなどのPDF編集ソフトを利用して、返信対応できる体制を整えれば良いです。

まぁ、メールソフトの振り分けでeFaxも振り分けれるので、とても便利です。過去のFaxに遡りやすいです。

これは、業務効率化にもつながるので、是非、推し進めるべき内容です。
Onenoteやエバーノートやノートアプリに定型文を用意しておいて、コピペで対応できるようにしておくと、非常に便利です。
まぁ、必ずしもノートアプリである必要でなく、Windows付属のメモ帳で十分です。

＜20200326追記＞
eFaxについては、なかなか会社全体のFAX番号を切り替えれないというご意見がございました。
そういった場合、受発注専用の番号を用意して、受発注に関係する一部の人達から利用し始めるのがオススメです。

次に、テレワークするとなると、通信手段が必要になります。
最悪、個人の携帯電話でやり取りすれば、何となります。でも、今は、050電話アプリも良いサービスがあるので、上手く利用するのも一手です。

あと、今は、チャットの時代です。
チャットワークは、Youtubeでもいろいろ紹介されています。

社内間や外部とのやり取りは、メールではなくチャット中心という会社さんも増えています。今後は、チャット会議というものも増えてくるでしょう。
業務効率も上がります。

＜20200326追記＞
テレワーク体制になった場合、一番便利なのは、チャットワークだと思います。
Windowsパソコンは、デスクトップ版アプリを入れておくことがオススメです。スマホやタブレットにモバイル版アプリを入れておいても良いでしょう。
フリープランでは累計14個のグループチャット参加が可能です。社内だけで使用するのであれば、フリープランでも良いと思います。

最後に、クラウドデータサーバーやストレージ
社外からもデータのリモート操作できる体制。

今回、いろいろ悩み、Dropbox を採用することにしました。大塚商会さんも、サービス提供しているくらいですし、社員全員が個人でも利用していたためです。

導入は、めちゃ簡単。
クレジット決済するだけ。
人を呼ぶ必要もありません。
少人数体制には向いているのかもしれません。人数が多いと、結構、割高かもしれないです。

運用例について、具体的に紹介です。

【運用例】※WindowsのOS
Marketingという共有フォルダーがCドライブのユーザー内で「A2Pro Dropbox」というフォルダーが自動的に作成されます。
そこに入れたデータは、サーバー上に同期されますので、そこにぶち込むだけなのですが・・・。
社内サーバーを利用していた場合、注意が必要です。社内サーバーは、登録されていないため、移動を行ったパソコン内にもコピーが作成されてしますので、自分のパソコンが容量パンパンになってしまう可能性があります。
自分のパソコン内のデータのクラウド移動でも、フォルダーごと共有するデータの保存場所へ移動する必要があります。コピーしない方が良いです。移動元フォルダーにショートカットを作っておけば良いです。
※Dropboxの基本設定から変更可能（共有するデータの保存場所をSDや外付けHDDに設定するのも一案ですが、怖くて未だ試していないです。）

運用上、バックアップの形やミラーリングの形で、社内サーバーからDropboxに同期させたいところだと思います。社内サーバーからDropbox同期フォルダーに手動でコピペすることも可能ですが、自動的に移動された方が良いです。
その場合、同期ソフトが便利です。私は、Goodsyncというソフトを使っています。

注：あくまで、臨時対応の運用例です。できれば、社内サーバーとDropboxなどクラウドデータサーバーを同期させるのが理想でしょう。

＜20200326追記＞
実際に運用していて、感じたこと。フォルダー単位で限定共有（読み取り専用）できるのは、非常に便利です。共用の仕方も、２つあり、限定共有のリンク先を送る方法とダウンロード用のURLを送る方法があります。
コストについては、年間契約すると79,200円/3ユーザー（1人あたり年間26,400円）。5人未満で使用するには適しているでしょう。

ちなみに、私は、試行錯誤して、社内サーバーからドロップボックスのサーバーに直接移動したのですが、結局、自分のパソコン内にもコピーが作成され、意味がなかったです。むしろ、無駄な時間がかかりました。

ストレージに関しては、弊社は、firestrageを利用しています。

頻繁に送る必要がある資料は、すべてストレージ内に圧縮されてアップロードされています。
そして、そのダウンロード用のURLをリスト化してあります。
顧客に送る場合は、そのアドレスをコピペするだけ。

まぁ、こんなもんかなぁ。

今後、東京は、オリンピックでも、テレワーク体制が求められる可能性が高いです。
未だテレワーク体制を整えておられない会社さんは、是非、これを機に導入を検討されると良いと思います。

【追記】20200326
複数人で電話会議をしたい、顔を見ながら打ち合わせしたいという要望もあるだろう。
その場合、Skypeが一番手っ取り早いだろう。

一方、複数人で顔を見ながら打ち合わせまでできないのは、仕方ないことだろう。

今の時代、複数人で電話会議も、グループチャットに置き換わっているので、その必要性も、かなり減っているだろう。

【追記】20200221
外部で使用するパソコンについて
大事なこと、忘れていました。
パソコンについては、長期戦略で、デスクトップではなく、14インチ15インチのノートパソコン（でっきればSSDパソコン）に切り替えていくのが望ましいです。
持ち歩く頻度が高い人は、12インチ13インチで指紋もしくは顔認証機能付きのパソコンが望ましいです。
デスクトップパソコンは、テレワーク・リモート業務しない人限定。

でも、すぐには、対応できないと思うので、共用ノートパソコンを用意しておくと良いでしょう。
そういった面では、昨日ご紹介したChromebookもオススメ。