幸せ笑顔を作るアンチエイジングライフ研究所★栗山雄司

年中、健康食品やサプリメントの製造や販売に関わっている代替医療事業クリエイターのブログです。医療機関向けサプリメントを得意とし、エビデンス型の商品開発を重要視しております。健康メディア用コンテンツ提供、騙されない健康食品の選び方や競技空手・ボクシングの格闘オヤジ日記、新宿ランチ紹介も。

介護のない幸せ笑顔あふれる世の中を作ることがです。そのためには、アンチエイジングを意識したセルフメディケーション;予防が不可欠です。健康食品・サプリメントも重要なツールの1つです。
また、健康食品業界を良くしていくため、消費者を騙しながらゴミ商品を販売している健康食品を撲滅しようと奮闘中!

マーケット情報や学術情報を集約しながら、会社のフォーミュレーターとして、日々、健康食品・サプリメントを作ってます。
ビジネスでは市場創造を重要視しております

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効率化

表示基準の改定に伴う書類フォーマット変更と業務効率化

今週からの新生活で1時間早く出勤するようになり、その時間は、なるべく普段できないような業務に割こうと考えています。
今日は、タイトルのような表示基準の改定に伴う書類フォーマット変更と原価表の改善を行いました。
フォーマットの主な対応ポイントは、以下の通り。

原産国表示
栄養成分表示

原産国表示は、猶予期間が迫りつつあります。
すでに、弊社では、原則、原産国表示を行ってもらっています。

そのため、見積書の段階で、予想される原産国表示なども表示しつつ、中国製造の表示を嫌う顧客に対しては国内製製品などを提案できる体制を整えています。
トラブルは、未然に防げた方が良いという考えからです。

実は、こういった対応を行っていると、いろいろな疑問が生じてきます。例えば、以下のような疑問。

・アレルゲン表記と原産国表記の両方を行わなければならなかった場合の表記方法
・「製造」「産」の使い分けのポイント


まぁ、自社原料の原産国表示をかなり早い段階で進めていたため、慌てることなく対応できています。
そして、今回も、これらを加味した上で、書類フォーマットの変更を致しました。

弊社の場合、基本、すべての書類は、自動化(+データベース化)を進めています。

理由は、以下の2つ。

提案スピード重視
業務効率化
新人育成


おそらく、私が機会損失というものを嫌うからでしょう。
だから、私の下がキツイ理由の1つでもあります。

私は、新人でも一時間以内にOEM案件の見積書が出せる体制を目指しています。
※データベース上にある原料だけで製造するサプリ案件の場合。

また、無駄な繰り返し業務も嫌うので、とにかく、自動化で仕事を楽にしようと考えるタイプです。
楽になった分、営業/提案の質を高めるべき!と考えています。
その方が、部下達も結果が出しやすくなり、会社の売上も上がる。

まぁ、弊社の自動化されたシートを用いていけば、自然に覚える(学ぶ)と自負しております。

私が、このOEM事業を始めた時、一番もどかしかった点は、自動化されていなかったことです。データベース化は、ある程度できていた。
例えば、工賃がわからないから、その工賃を調べるのに1~3日・・・見積りを出すが数日後・・・。
今でもそういった会社さんは存在しますが、今の時代、私のように機会損失を強く意識する顧客の案件は取れないでしょう。

せっかちは私は、コツコツと自動化を進めました。
そして、今でも、効率性を上げるため、改善し続けています。

まぁ、原料でもOEMでも、見積が出てくるのが遅い会社は、

営業決裁権の明確化

がなされていないことが多いです。
上の役目は、下の決裁権も明確にしてやることだと思います。それが、働きやすい職場環境を作ったりもします

未来工業創業者の山田昭男社長は、報連相を不要とする従来の管理とは真逆のことを言っておられますが、実は、働く人達それぞれの決裁権が明確化しているから可能なんだと思います。
決裁権を明確にすれば、働く人の責任も明確化されます。
プレッシャーもあるかもしれませんが、結果、業務も効率化(→高利益体質)し、働きやすくなると思います。

私は、これからも自動化の改善を行い続けます!
今は、剤形や原材料比率などの条件によって、提案の適正価格が調整されるように工夫しています。また、試作費の取り方や最低利益確保方法などの選択肢も増やしています。
良い仕組みへの改善、頑張ります!!

マニュアル化とデータベース化による成長戦略

先週、再び原価表の修正を行いました。数値の修正や仕様追加はあっても、もうこれ以上の根本的な変更はないだろうというレベルまで仕上がってきました。
原料データベースにも連動できるし、誰でもあっという間に見積書を作成できてしまう。今回の変更では、包材仕様の変更で見積書が自動的に変化し、入力項目が半分以下になった。また、試作費も自動的に算出されるようになった。あと、試験的に、原料手配時の原料発注量が出るようにもしてみた。

こういった改善の目的は1つ。
業務の効率化!

私は、タイトルのマニュアル化とデータベース化を徹底して行います。理由は、そういった改善によって業務の効率化が起こり、無駄な仕事だけでなくミスも減る!

また、営業成約率アップという裏目的もあります。
ぶっちゃけ、OEMの見積り作成に10分以上の時間を費やすのはナンセンスだと思っています。作成に時間をかけるのではなく、むしろ良い提案を行うために時間を割くべきだと考えています。
(決まるかわからない案件に対しては、正式な見積もりでなくても、概算見積りで十分とも考えています。)
また、商品設計や概算コストの提示がスピーディーほど、成約率は高まると考えています。経験上、営業成績の悪い人間ほど、提案も遅い。

営業はハンティング!
機を逃すと、刈り取れません。
業務の優先順位も大事です。

成約率が上がれば、営業成績が上がります。
結果、社員の給与アップへとつながっていきます。
良い循環が生まれます。

これらはやらなくてよい仕事は極力行わないという私の思想に基づいています。
だから、仕事やった振りのような業務や無駄な残業は、全く評価しない。

ここ最近、このようなCMも行われています。こういったコンサルのニーズがあるんだと思います。





マニュアルといっても、いろいろなマニュアルの種類や目的があると思います。例えば、健康食品OEM事業だと、以下のようなものがあると思います。

業務対応のマニュアル
原価に対する見積り価格の出し方のマニュアル
最小ロットの設定に対するマニュアル
顧客指導のマニュアル


実は、見積り価格の出し方には、最低粗利の確保だけでなく、試作費の請求という重要な部分も含まれます。意外に、顧客のセグメントにつながります。

この部分は、先日の記事で紹介したらP/L管理上の営業経費の部分とも直結してくる部分です。会社組織として利益が出ないと、社員にも反映されにくくなります。
私も、過去、そういった辛い環境を身をもって体験しています。

また、このマニュアル化とデータベース化には、別の大きな意味があると思います。
それは、新しく入ってきた人間でも、準即戦力的に動いてもらうことができ、自然と育成されるという点です。社員に公平性というものももたらされると考えています。
新しい人間が入ってくることを考えると、マニュアル化とデータベース化は、必要不可欠なものなのです。

例えば、マニュアルがない会社は、一部の人間しか仕事ができず、新しい人間の回転が速いという問題が生じます。

結果、人が育たず、優秀な人材の放出が続く!

まぁ、新人が活躍することを望まない歪な考え方を持っている人間が多い会社では、データベース化は進んでもマニュアル化は進みません。
意外に、試作費用の取り方がマニュアル化されておらず、新人ほど案件が取れにくいというケースの会社さんにも出くわしたことがあります。
そういった環境では、当然、会社も成長しません。

健康食品業界も、成熟期に入り、簡単に業績を伸ばせる時代ではなくなりました。
勝ち残っていくためには、いろいろ努力が必要です。

会社のマニュアル化やデータベース化は、会社の成長にとって非常に重要な部分です。
経営者は積極的に改革していくべき点だと思います。
現在、私が行っているコンサルも、マニュアル化やデータベース化が中心です。

好印象を与えるメール内容・文面って大事

今日は、業務の中で思ったことを、ずらずらっと、記事にしてみました。

弊社は、Webサイトからの問い合わせは、原則、メール返信から行う。
そうやってメールで仕事していて思うこと。
メールの内容や文面で、人格が出る。なので、気を付けなければならない。実際に話すと、理解してももらえるのかもしれないが、最初の印象ってとても大事です。

まぁ、好印象を与えるメール内容・文面の条件って、いろいろあると思います。

読みやすい
何らかの気遣いが感じられる
シンプルでも速いレス


長過ぎるメールは、読みにくい。
論点がまとまっていないと、もっと読みにくい。
ポイントを箇条書きにしてみたり、結論から述べるなどと、的確に伝えるため、いろいろと工夫する必要がありますよね。

飾り気がなく、形式的なメールは、します。
場合によっては、反感を買うこともあります。

そういったメールは、勝手に送り付けておいて、読んでるでしょ?的な一方通行のメールになりやすいですからね。

過去、上司に、ワードで作成した文章でFAXするにしても、汚い字でも一言だけ手書きのメッセージを付ければ、印象が変わると教えられました。
もう、完全デジタル化してしまって、手書きのメッセージを付けることもなくなりましたが、その分、気遣いがわかるような一言を足すようにしています。

私自身、レスを求め、すぐにレスが戻ってくると、嬉しい。
それがわずか数行のシンプルなレスであっても、問題ない。短くても十分に伝わる。
長い文面より、レスのタイミングの方が伝わることもあると思います。

ちなみに、チャットの良い部分は、タイムリーなレスができることだと思います。
でも、そのタイムリーさが面倒な時もある。
タイムリーなレスを求められても困る。仕事って、優先順位を付けながら仕事するので、チャットは、それを崩す要因にもなり得ます。

いずれにしても、好印象を与えるメールでコミュニケーションが取れると、トラブルが減ります。経験上、顧客とコミュニケーションが取れていない案件ほど、トラブルが多い。
それは、間違えない!

そもそも、気遣いがある対応だと、トラブルが減る。
トラブルが多い人は、根本的に気遣いがない人なんだろうなぁと思います。

メールに限らず、お願い事が放置されたり、居留守を使われる人は、対応を見直した方が良いです。トラブルも減るだろう。

ちなみに、もっと上があり、

人を動かせるメール内容・文面っていうのも存在します。

気遣いがあり、かつ、必要性が感じさせれる内容であること。
対応することによって生じるメリットも感じることができるだろう。
私も、ここを目指したい。

最後に、まとめちゃいますが・・・

メールの内容・文面って、気遣いを通して人格・性格が伝わる

もんなんだと思います。

例えば、お願いのメールだけ早い人は、自分のことしか考えていないんだろうなぁと思われるでしょうし、痒いところに手が届かない人は、鈍感な人だと思われるでしょう。

あと、こいつは裏で文句や愚痴ばかり言っているんだろうなぁ?と感じさせるようなメールもある。意外に、そこまで伝わっちゃう。

やっぱり、メールの内容や文面に気を使わなきゃ!

私も、気を付けないとなぁ。
皆さんも、気を付けてくださいね!
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博士(水産学) 44歳 富山県滑川市出身  (株)アンチエイジング・プロ COO 現 東京海洋大学卒 順天堂大学医学部 総合診療科 研究員

営業は天職、通販化粧品会社や広告代理店での所属経験がある異色のコンサルタント。
プロフィール詳細は、カテゴリー最下段より。

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