今日は、業務の中で思ったことを、ずらずらっと、記事にしてみました。
弊社は、Webサイトからの問い合わせは、原則、メール返信から行う。
そうやってメールで仕事していて思うこと。
メールの内容や文面で、人格が出る。なので、気を付けなければならない。実際に話すと、理解してももらえるのかもしれないが、最初の印象ってとても大事です。
まぁ、好印象を与えるメール内容・文面の条件って、いろいろあると思います。
読みやすい
何らかの気遣いが感じられる
シンプルでも速いレス
長過ぎるメールは、読みにくい。
論点がまとまっていないと、もっと読みにくい。
ポイントを箇条書きにしてみたり、結論から述べるなどと、的確に伝えるため、いろいろと工夫する必要がありますよね。
飾り気がなく、形式的なメールは、損します。
場合によっては、反感を買うこともあります。
そういったメールは、勝手に送り付けておいて、読んでるでしょ?的な一方通行のメールになりやすいですからね。
過去、上司に、ワードで作成した文章でFAXするにしても、汚い字でも一言だけ手書きのメッセージを付ければ、印象が変わると教えられました。
もう、完全デジタル化してしまって、手書きのメッセージを付けることもなくなりましたが、その分、気遣いがわかるような一言を足すようにしています。
私自身、レスを求め、すぐにレスが戻ってくると、嬉しい。
それがわずか数行のシンプルなレスであっても、問題ない。短くても十分に伝わる。
長い文面より、レスのタイミングの方が伝わることもあると思います。
ちなみに、チャットの良い部分は、タイムリーなレスができることだと思います。
でも、そのタイムリーさが面倒な時もある。
タイムリーなレスを求められても困る。仕事って、優先順位を付けながら仕事するので、チャットは、それを崩す要因にもなり得ます。
いずれにしても、好印象を与えるメールでコミュニケーションが取れると、トラブルが減ります。経験上、顧客とコミュニケーションが取れていない案件ほど、トラブルが多い。
それは、間違えない!
そもそも、気遣いがある対応だと、トラブルが減る。
トラブルが多い人は、根本的に気遣いがない人なんだろうなぁと思います。
メールに限らず、お願い事が放置されたり、居留守を使われる人は、対応を見直した方が良いです。トラブルも減るだろう。
ちなみに、もっと上があり、
人を動かせるメール内容・文面っていうのも存在します。
気遣いがあり、かつ、必要性が感じさせれる内容であること。
対応することによって生じるメリットも感じることができるだろう。
私も、ここを目指したい。
最後に、まとめちゃいますが・・・
メールの内容・文面って、気遣いを通して人格・性格が伝わる
もんなんだと思います。
例えば、お願いのメールだけ早い人は、自分のことしか考えていないんだろうなぁと思われるでしょうし、痒いところに手が届かない人は、鈍感な人だと思われるでしょう。
あと、こいつは裏で文句や愚痴ばかり言っているんだろうなぁ?と感じさせるようなメールもある。意外に、そこまで伝わっちゃう。
やっぱり、メールの内容や文面に気を使わなきゃ!
私も、気を付けないとなぁ。
皆さんも、気を付けてくださいね!
弊社は、Webサイトからの問い合わせは、原則、メール返信から行う。
そうやってメールで仕事していて思うこと。
メールの内容や文面で、人格が出る。なので、気を付けなければならない。実際に話すと、理解してももらえるのかもしれないが、最初の印象ってとても大事です。
まぁ、好印象を与えるメール内容・文面の条件って、いろいろあると思います。
読みやすい
何らかの気遣いが感じられる
シンプルでも速いレス
長過ぎるメールは、読みにくい。
論点がまとまっていないと、もっと読みにくい。
ポイントを箇条書きにしてみたり、結論から述べるなどと、的確に伝えるため、いろいろと工夫する必要がありますよね。
飾り気がなく、形式的なメールは、損します。
場合によっては、反感を買うこともあります。
そういったメールは、勝手に送り付けておいて、読んでるでしょ?的な一方通行のメールになりやすいですからね。
過去、上司に、ワードで作成した文章でFAXするにしても、汚い字でも一言だけ手書きのメッセージを付ければ、印象が変わると教えられました。
もう、完全デジタル化してしまって、手書きのメッセージを付けることもなくなりましたが、その分、気遣いがわかるような一言を足すようにしています。
私自身、レスを求め、すぐにレスが戻ってくると、嬉しい。
それがわずか数行のシンプルなレスであっても、問題ない。短くても十分に伝わる。
長い文面より、レスのタイミングの方が伝わることもあると思います。
ちなみに、チャットの良い部分は、タイムリーなレスができることだと思います。
でも、そのタイムリーさが面倒な時もある。
タイムリーなレスを求められても困る。仕事って、優先順位を付けながら仕事するので、チャットは、それを崩す要因にもなり得ます。
いずれにしても、好印象を与えるメールでコミュニケーションが取れると、トラブルが減ります。経験上、顧客とコミュニケーションが取れていない案件ほど、トラブルが多い。
それは、間違えない!
そもそも、気遣いがある対応だと、トラブルが減る。
トラブルが多い人は、根本的に気遣いがない人なんだろうなぁと思います。
メールに限らず、お願い事が放置されたり、居留守を使われる人は、対応を見直した方が良いです。トラブルも減るだろう。
ちなみに、もっと上があり、
人を動かせるメール内容・文面っていうのも存在します。
気遣いがあり、かつ、必要性が感じさせれる内容であること。
対応することによって生じるメリットも感じることができるだろう。
私も、ここを目指したい。
最後に、まとめちゃいますが・・・
メールの内容・文面って、気遣いを通して人格・性格が伝わる
もんなんだと思います。
例えば、お願いのメールだけ早い人は、自分のことしか考えていないんだろうなぁと思われるでしょうし、痒いところに手が届かない人は、鈍感な人だと思われるでしょう。
あと、こいつは裏で文句や愚痴ばかり言っているんだろうなぁ?と感じさせるようなメールもある。意外に、そこまで伝わっちゃう。
やっぱり、メールの内容や文面に気を使わなきゃ!
私も、気を付けないとなぁ。
皆さんも、気を付けてくださいね!