弊社は、設立時より、原料事業の実務処理をデジタル化しています。基本、eFaxで受注して、PDFの発注書に返信事項をコピペし、eFaxで返信しています。現在は、Adobe Acrobatにて返信事項を入れています。
各者で、やり方は違いますが、コピー用の雛形を用意しておいて、日付だけを変更する状態になっています。
また、出荷指示や弊社からの発注書発行は、エクセルで（一部ワード）作成し、PDF化して、eFaxで送っています。
基本の受発注の仕組みは、設立時と全く変わっていません。
かなり効率が良い！
原料受注用にeFax番号を設けるだけでも、かなり効率が上がります。営業マンも、外出していても発注が入ったことがすぐわかるから、営業面でのタイムラグが生じない。
あと、Fax代も安くなります。
効率化した分、原料の営業マンは、提案や営業効率を高める資料作成に時間を割ける。これが最も大事な点。
そもそも、設立時2011年の弊社は、私一人からのスタート。
事業割合も、コンサル事業も行っていましたが、原料事業割合が多くを占めていました。
OEM事業も、顧問先へのプラセンタ商品のOEM供給がほとんど。もちろん、私自身の売上比率も98％程度。
こういった状況が2013年まで続いていました。
特に、初年度は、私しかいなかったので、上記のような受発注の受注処理も行っていました。だって、私しかいないんですもん。
ちなみに、海外への発注処理・通関業務は、今でも、私しか行っていません。まぁ、海外営業を兼ねているのもありますし、なかなか代わりがきかない。
外に出ていることが多かった私でも、どこでも、効率的に実務処理するために作られたスキームです。
このスキームはリモートワークにも対応しており、コロナ禍時も、全く問題なくスキームが稼働していました。
コロナ禍において、新たに導入したのは、Dropbox・Subline・Chatworkの3つだけ。
Dropboxを入れたお陰で、テレワークしても、問題ない全く無くなりましたし、データバックアップ体制も強化されました。
Sublineは、プライベートの番号を知らせる必要が無くて良いのですが、いまいち使い勝手が悪いです。もう少しアプリが安定して動いてくれると良いのですが・・・。
Chatworkは、随分、顧客も使うようになったので、社内のやり取りだけでなく、営業でも利用する頻度が増えました。
ぶっちゃけ、今では、原料売上比率はOEMより低くなりましたが、売上や件数は、初年度の３倍以上。今は、誰でも効率良く処理できるスキームとして、役立ってくれています。とはいっても、平均すると５件/日くらいの処理なので、専任は置かず、OEM事業の担当と兼任されています。
一応、弊社では、試用期間が明ける頃からの新入社員の仕事になっています。
理由は、業務によって、業界全体の流れが見えるから。
そして、この原料事業の実務処理を兼任しながら、少しづつOEMを手掛けていくのが弊社のスタイル。
未だ、手書きのFaxで実務処理がされているケースも多くみられますが、とっととデジタル化しちゃえばええのに・・・とついつい思ってしまいます。
業務効率が悪いと、社員を無駄に長い時間働かさることになるので。
というのが私の考え方。
本編は、これで終わり。
余談ですが、今や、デスクトップパソコンって、見なくなりました。テレワークが当たり前になり、ノートパソコンが主流になりました。
最近、営業マンや事務担当に適したパソコン環境って、どんなもんだろう？と考えてしまいます。
原料やOEMの営業マンに関しては、業務内容次第だと思います。
例えば、イラストレーターなどを利用する営業マンは、必然的に、ハイスペックなノートパソコンが求められます。現時点で、最強なのは、Surface Laptop 5です。
若者は13.5インチ、シニアは15インチがマスト。
ぶっちゃけ、対顧客のメール中心の営業マンで、エクセルによる事務処理をあまり行わないのであれば、安めのSurfaceが良いと思います。
まぁ、Unifyingのキーボードとマウス、HDMI付きのUSPハブさえあれば、仕事効率も良いだろう。
事務担当は、ハイスペックなパソコンは必要ないですが、その分、23インチ以上のモニターを与えた方が良いでしょう。
13.5インチのコスパの良いノートパソコンを閉じて、外付けモニター・キーボード・マウスで使えば快適です。
再びテレワークが必要になった時など、いざとなったら、持ち運びも可能。
今だったら、Lenovo IdeaPad Slim 170あたりがコスパが良いのでオススメ。事務担当だけでなくても、若い営業マンも。
各者で、やり方は違いますが、コピー用の雛形を用意しておいて、日付だけを変更する状態になっています。
また、出荷指示や弊社からの発注書発行は、エクセルで（一部ワード）作成し、PDF化して、eFaxで送っています。
基本の受発注の仕組みは、設立時と全く変わっていません。
かなり効率が良い！
原料受注用にeFax番号を設けるだけでも、かなり効率が上がります。営業マンも、外出していても発注が入ったことがすぐわかるから、営業面でのタイムラグが生じない。
あと、Fax代も安くなります。
効率化した分、原料の営業マンは、提案や営業効率を高める資料作成に時間を割ける。これが最も大事な点。
そもそも、設立時2011年の弊社は、私一人からのスタート。
事業割合も、コンサル事業も行っていましたが、原料事業割合が多くを占めていました。
OEM事業も、顧問先へのプラセンタ商品のOEM供給がほとんど。もちろん、私自身の売上比率も98％程度。
こういった状況が2013年まで続いていました。
特に、初年度は、私しかいなかったので、上記のような受発注の受注処理も行っていました。だって、私しかいないんですもん。
ちなみに、海外への発注処理・通関業務は、今でも、私しか行っていません。まぁ、海外営業を兼ねているのもありますし、なかなか代わりがきかない。
外に出ていることが多かった私でも、どこでも、効率的に実務処理するために作られたスキームです。
このスキームはリモートワークにも対応しており、コロナ禍時も、全く問題なくスキームが稼働していました。
コロナ禍において、新たに導入したのは、Dropbox・Subline・Chatworkの3つだけ。
Dropboxを入れたお陰で、テレワークしても、問題ない全く無くなりましたし、データバックアップ体制も強化されました。
Sublineは、プライベートの番号を知らせる必要が無くて良いのですが、いまいち使い勝手が悪いです。もう少しアプリが安定して動いてくれると良いのですが・・・。
Chatworkは、随分、顧客も使うようになったので、社内のやり取りだけでなく、営業でも利用する頻度が増えました。
ぶっちゃけ、今では、原料売上比率はOEMより低くなりましたが、売上や件数は、初年度の３倍以上。今は、誰でも効率良く処理できるスキームとして、役立ってくれています。とはいっても、平均すると５件/日くらいの処理なので、専任は置かず、OEM事業の担当と兼任されています。
一応、弊社では、試用期間が明ける頃からの新入社員の仕事になっています。
理由は、業務によって、業界全体の流れが見えるから。
そして、この原料事業の実務処理を兼任しながら、少しづつOEMを手掛けていくのが弊社のスタイル。
未だ、手書きのFaxで実務処理がされているケースも多くみられますが、とっととデジタル化しちゃえばええのに・・・とついつい思ってしまいます。
業務効率が悪いと、社員を無駄に長い時間働かさることになるので。
というのが私の考え方。
本編は、これで終わり。
余談ですが、今や、デスクトップパソコンって、見なくなりました。テレワークが当たり前になり、ノートパソコンが主流になりました。
最近、営業マンや事務担当に適したパソコン環境って、どんなもんだろう？と考えてしまいます。
原料やOEMの営業マンに関しては、業務内容次第だと思います。
例えば、イラストレーターなどを利用する営業マンは、必然的に、ハイスペックなノートパソコンが求められます。現時点で、最強なのは、Surface Laptop 5です。
若者は13.5インチ、シニアは15インチがマスト。
ぶっちゃけ、対顧客のメール中心の営業マンで、エクセルによる事務処理をあまり行わないのであれば、安めのSurfaceが良いと思います。
まぁ、Unifyingのキーボードとマウス、HDMI付きのUSPハブさえあれば、仕事効率も良いだろう。
事務担当は、ハイスペックなパソコンは必要ないですが、その分、23インチ以上のモニターを与えた方が良いでしょう。
13.5インチのコスパの良いノートパソコンを閉じて、外付けモニター・キーボード・マウスで使えば快適です。
再びテレワークが必要になった時など、いざとなったら、持ち運びも可能。
今だったら、Lenovo IdeaPad Slim 170あたりがコスパが良いのでオススメ。事務担当だけでなくても、若い営業マンも。
