昨日は、私の出勤担当日で、オフィスで一人きり、静かでした・・・
が、問い合わせも多く、大忙しでした。
急遽、この記事も翌日の今日に・・・。

さて、先日は会社が社員のZを導く演出についてでしたが、今回は、逆のテーマで、なぜ?不効率な業務が生じるかをコメントしたいと思います。



そもそも、多くの会社で、見積り提示のスピードが落ちる理由は何でしょうか?

答えは、回覧/複数人チェック です。

これがボトルネックになっています。

忙しい上司が捕まらないというのが一番多い遅延理由でしょう。
この回覧や複数人チェックは、例えば、自分のチェックは急がせるのに人のチェックは後回しにするなど、遅延以外にも様々な問題も生じてきます。
そんなもの無い方が良いのです。

実は、古い体質の会社がテレワークに移行できない大きな理由になっていることも多々あります。

そのため、弊社のOEM事業の概算見積書も、理論上、一定の利益率が取れていれば、回覧なしで提出できるようにルール決めしてあります。
試作前に正式な見積書で提出する必要はないですし、まして、試作前は正式な見積書でなく概算見積書であるべきなのです。本来ならば、試作後に、正式な見積書に置き換えられるべきなのです。

この有名なノウハウ書にも書かれていますが、経営者や管理職は、ボトルネックを見つけて対処し続けることが最も重要な業務だと思います。



一方、日本には良くも悪くも
ホウレンソウ(報告・連絡・相談)という文化がある。
回覧ルールの根幹の部分。

この文化が労働生産性などを落とす一因ともなっています。
要するに、先述のボトルネックを生んでいることもあるのです。

しっかり責任の範囲や決裁権を明確にすれば、きちんと責任を持って仕事がなされるので、きちんと仕組みさえ作っておけば、ミスやトラブルも起こらないです。

原料の見積りなんて、販売先のカテゴリー別に数量別の価格を決定しておき、それから外れる場合だけ、上司の許可を得たり決裁を取れば良いと思います。
そうすれば、市場における価格統制も行いやすくなりますし、儲けの無いアホな価格の見積りが出されることもない。

無駄なホウレンソウが多くなればなるほど、効率性は低下します。

また、メール時代になり、ホウレンソウの方法としてメールのCC が利用されるようになりました。

そのCCの入れ方って、意外に難しい。

何でもCC入れられると、CCで埋もれてしまう。
多くの部下達からCCが入れられる管理職なんて、すぐに埋もれてしまう。

本当に重要なCCが見落とされやすくなる!

「CCを入れてたから、メール見ていましたよね?」という感じで言われると、上司は、気分良くないだろ。
結果、評価が下がる。

CCの鉄則:極力減らす
なんだと思います。

報告って、すべての過程を示す必要はなく、極論、最も重要な結論だけ示して共有すれば良いだと思う。

チャットでも、同様な工夫が必要になってくるだろう。

ホウレンソウって、相手の受けている情報量などを加味して、工夫しつつ行う必要がある。
相手への気遣いが必要。
だから、難しい。
いっそのこと禁止にしてしまう方が手っ取り早かったりするのだろう。

まぁ、私は、ホウレンソウ禁止まで行わなくても、ホウレンソウはポイントがわかるように形で最小限に!という考えです。

ちなみに、ホウレンソウ禁止は、未来工業の故 山田社長が行っていることで有名です。そういった経営理論については、私がとやかく言うより、山田社長の著書を読んだ方が理解できるでしょう。



働き方改革の参考にもなるので、本気で改革しようとされる方は、読んでおいた方が良いと思います。
また、今の動画時代、こんな動画まで存在する。



是非、参考にしていただければと思います。
動画でも、大まかにわかります。興味をもったら、中古でええから本を買えば良いと思います。